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BASES

 

 

 

 

CONCURSO DE PROYECTOS


 

 

DE INFRAESTRUCTURA

 

 

 

AÑO 2018

 

Dirección de Administración

Vicerrectoría de Administración y Finanzas

2018


1. Convocatoria

En el contexto del presupuesto de la UTEM para el año 2018, se ha establecido un Fondo para Inversiones en Infraestructura que impliquen obras menores, es decir, que signifiquen remodelación, habilitación o mejora de un espacio ya existente en instalaciones UTEM.

Para postular a dicho fondo, la Dirección General de Análisis Institucional (DGAI) y la Vicerrectoría de Administración y Finanzas (VRAF), invitan a las unidades académicas y administrativas a presentar proyectos conforme a lo establecido en las presentes bases.

Cabe destacar que el concurso busca establecer un mecanismo de acercamiento y retroalimentación, entre la VRAF y las Unidades académicas y administrativas, concreto, transparente y objetivo, que permita canalizar las necesidades de mejoramiento de infraestructura, efectuar su priorización y determinar la asignación de financiamiento o cofinanciamiento. Los  proyectos deben contribuir al mejoramiento de la calidad del entorno universitario, ser iniciativas asociadas a obras menores de infraestructura, que apoyen al despliegue o materialización tanto de los planes de desarrollo de estas unidades como al Plan de Desarrollo Estratégico Institucional (PDE), en particular, los proyectos deben estar alineados con objetivos estratégicos, que se detallan a continuación, y que en definitiva apalanquen el indicador contenido en el PDE “nivel de satisfacción de los usuarios internos con la infraestructura y equipamiento institucional”:

i)              Objetivo General: Mejorar la efectividad de la gestión institucional y calidad de los servicios.

Objetivo Específico: Incrementar el nivel y mejorar la eficiencia de la infraestructura y equipamiento.

ii)             Objetivo General: Asegurar la sustentabilidad institucional a través de la gestión.

Objetivo Específico: Mejorar la articulación interna y rendición de cuentas institucional a nivel de equipos directivos, unidades académicas y organismos administrativos.

iii)            Objetivo General: Fortalecer la imagen institucional

Objetivo Específico: Reforzar y posicionar la imagen institucional acorde al nivel de acreditación alcanzado.

2. Distribución de las Bases

La Institución pondrá las presentes Bases de Concurso y el Formulario de Postulación, con sus respectivos anexos, a disposición de la comunidad UTEM mediante publicación electrónica en la página https://alerta.utem.cl.

3. Consultas

Las consultas emanadas de las unidades postulantes deberán ser formuladas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de publicación de las presentes Bases, vía correo electrónico, a la dirección electrónica Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..

Las consultas se publicarán en la página https://alerta.utem.cl, el día hábil siguiente al vencimiento del plazo de recepción de consultas.

4. Aclaraciones y Respuestas

Las aclaraciones y respuestas se publicarán en la en la página https://alerta.utem.cl dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo establecido para formular consultas.

5. Plazo y Lugar de Presentación de los Proyectos

Las unidades participantes deberán presentar sus propuestas a más tardar a los veinticinco (25) días hábiles desde la fecha de publicación de las Bases, ingresándolas al Formulario de Postulación en línea (web), dispuesto para tales efectos en la página https://alerta.utem.cl, disponible hasta el día que venza el plazo de presentación.

6. Requisitos de Postulación

Podrán participar todas las unidades de la UTEM que cumplan los siguientes requisitos:

i. Las unidades que posean un plan de desarrollo, alineado con el PDE.

ii.Las unidades cuyos proyectos cuenten con un lugar disponible para su desarrollo.

7. Proyectos Elegibles

Por su parte, se considerarán elegibles los proyectos que cumplan los siguientes requisitos:

·         Proyectos que representen obras menores de infraestructura, es decir, que signifiquen remodelación, habilitación o mejora. El espacio no debe tener variación en mts2 ni debe comprometerse la estabilidad estructural. Los proyectos deben estar vinculados a la docencia, administración y/o servicios de apoyo a la academia.

·         Se presenten en el plazo y vía señaladas, y que esté formulado de conformidad con los requerimientos formales contenidos en las presentes Bases y en el formato del Formulario de Postulación, incorporando toda la información solicitada, con una extensión concordante a la señalada en dicho formulario. 

·         Cuenten con el patrocinio de lo máxima autoridad de la unidad postulante.

·         Adjunten el plan de desarrollo respectivo y/o proyecto estratégico institucional, que permita identificar el alineamiento del proyecto postulado con el PDE.

·         Acompañen un Informe de pre factibilidad técnica económica por parte del Departamento de Obras (DO). Para poder llevar a cabo lo anterior, se deben establecer las reuniones necesarias entre el personal del DO y el responsable del proyecto y/o la autoridad máxima de la unidad postulante, atendiendo la envergadura del proyecto.

·         En caso de que la unidad presente más de un proyecto, éstos deben estar priorizados. Cabe destacar que las unidades pueden presentar proyectos en forma individual o asociados con otras unidades.

Un equipo de profesionales de la VRAF hará una revisión de las condiciones de elegibilidad de los proyectos; aquellos que no cumplan las condiciones indicadas, serán declarados como “proyectos recibidos no conformes” por lo tanto “no elegibles”.

La comunicación de los proyectos recibidos conforme, por tanto “elegibles”, se realizará a través de la página https://alerta.utem.cl, a más tardar a los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo de postulación.

8. Monto Global de la Convocatoria. Máximos a solicitar por Proyecto y Unidad.

El presente concurso dispone de un monto máximo global de MM$300 (trescientos millones de pesos) a distribuir entre los proyectos declarados como elegibles.

El financiamiento solicitado por proyecto no deberá exceder los MM$25 (veinticinco millones).

Las unidades postulantes podrán patrocinar, de manera individual o asociada, un máximo de 2 proyectos, sin superar en total los MM$50 (cincuenta millones)

9. Partidas Financiables

Sin que la siguiente enumeración sea taxativa, entre los conceptos que se pueden incorporar, en función de factibilidad técnica, destacan:

     Iluminación

     Instalaciones (Gas, Electricidad, Sanitarios, Alcantarillado, Agua Potable, Ventilación, Sensor de Humo, Ductos red computacional, etc)

     Equipamiento especial (Aire Acondicionado, Extractores, etc)

     Mobiliario realizado en Obra

     Tabiquerías

     Terminaciones (muros)

     Pavimentos (piso)

     Cielo

     Puertas

      Ventanas

10. Partidas No Financiables

Se deja expresamente excluido de todo financiamiento por medio del presente concurso, partidas que se asignen a mobiliario, por entenderse asociadas a una etapa posterior a la que tiene por objeto este fondo.

En relación a la red computacional, sólo se financiarán los ductos. El cableado e instalación de puntos de red es responsabilidad de la unidad académica postulante y su evaluación e implementación deberá realizarse con SISEI directamente.

11.Plazo de Ejecución de los Proyectos

El plazo de ejecución de los proyectos se contabilizará a partir de la fecha de adjudicación del proyecto.

La ejecución del proyecto, se debe ceñir al cronograma y presupuesto aprobados, teniendo en consideración que cualquier variación en costos de lo aprobado, deberá ser financiada por la unidad que postula el proyecto.

12. Comisión de Evaluación

A objeto de efectuar la propuesta de adjudicación de los fondos, se conformará una Comisión de Evaluación de los proyectos, presidida por el Vicerrector de Administración y Finanzas, e integrada, además, por la Vicerrectora Académica, el Director General de Análisis Institucional y Desarrollo Estratégico y el Director Jurídico.

Los evaluadores que integran la Comisión de Evaluación deberán comprometer la confidencialidad de su trabajo y asegurar la ausencia de conflictos de interés directos, con relación al proyecto evaluado.

Para iniciar el proceso de evaluación, profesionales de la VRAF presentarán para su aprobación a la Comisión de Evaluación, los antecedentes y el informe de revisión de las condiciones de elegibilidad de los proyectos, previo a su publicación.

La Comisión de Evaluación procederá a analizar los proyectos elegibles, dentro de los plazos consignados en el cronograma del concurso y emitirá un informe dentro de los siete (7) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo de presentación de los proyectos) que contendrá el resultado de la evaluación en base a los factores y ponderaciones respectivas, señalados en el punto 13 de las presentes bases.

La Comisión de Evaluación será la encargada de presentar al señor Rector la propuesta de proyectos a adjudicar, con los antecedentes respectivos.

13. Factores de Evaluación y Ponderaciones

Las propuestas que se presenten deberán considerar las siguientes orientaciones:

·         Alineamiento con el PDE, expresado en el plan de desarrollo de la unidad o con algún proyecto estratégico institucional.

·         Coherencia con los procesos de acreditación institucional o de programas o proyectos que se hayan ejecutado o se estén llevando a cabo en la institución.

·         Calidad técnica y financiera de la propuesta, de manera integral. Esto implica: viabilidad del proyecto, pertinencia de las partidas, racionalidad, optimización y coherencia con el mercado de los costos asociados, sólida justificación en cuanto a necesidad de los requerimientos solicitados, y la rigurosidad de su fundamentación, es decir, evidencia objetiva verificable.

·         Impacto institucional.

·         Aportes de contraparte. Obtendrá puntaje aquel proyecto que considere un aporte efectivo superior o igual al 5% de los fondos solicitados[1].

Factor

Ponderación 2018

Alineamiento con el PDE

20%

Coherencia con acreditación institucional o con proyectos ejecutados o en ejecución

20%

Calidad técnica y financiera

35%

Impacto Institucional

10%

Aporte de Contraparte

5%

Sustentabilidad

10%

14. Adjudicación

El señor Rector, en función de los antecedentes presentados por la Comisión de Evaluación, considerando los criterios del concurso y otros factores estratégicos institucionales que estime pertinentes, determinará los proyectos adjudicados.

La adjudicación se realizará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo de la evaluación de los proyectos.

Una vez efectuada la adjudicación de los proyectos, el Vicerrector de Administración y Finanzas notificará, de acuerdo a lo previsto en el punto 17, al responsable de cada proyecto y a su patrocinador, la adjudicación del mismo y las condiciones de aprobación, que incluirá el monto adjudicado. A través de la misma vía se informará a los responsables de proyectos no adjudicados, el resultado de la evaluación.

Las unidades favorecidas tendrán un plazo de cinco (5) días hábiles para ratificar las condiciones de adjudicación del proyecto por medio de un correo electrónico, a la dirección Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., del responsable del proyecto y su patrocinador, de acuerdo a lo previsto en el punto 17.

La comunicación del resultado final del concurso se realizará en un comunicado público, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo de la ratificación de la adjudicación. Sin perjuicio de lo anterior, el listado de proyectos adjudicados se publicará en las páginas web institucionales.

15.     Obligaciones de los Responsables de los Proyectos Adjudicados

i. Compromiso con la gestión del proyecto, es decir:

·       Supervisión y seguimiento externo de la ejecución del proyecto[2];

·       Evaluación y retroalimentación a las autoridades tanto de la unidad académica respectiva como a nivel central, durante su ejecución y una vez finalizada, a través de Informe de Avances, conforme a los hitos definidos en la Gantt del proyecto, e Informe de Resultado final, que permitan identificar fortalezas y oportunidades de mejora del proceso, ejecución presupuestaria y el logro de objetivos o indicadores, entre otros. El Informe Final deberá ser presentado dentro de los 15 días corridos siguientes al vencimiento del plazo de ejecución del proyecto, según Gantt del proyecto, de conformidad a un formato estándar que será informado oportunamente por la VRAF.

ii.  Asegurar la disponibilidad oportuna de los aportes de contraparte

iii. Rendir cuenta de los gastos efectuados con cargo a los fondos asociados al proyecto formulado con ocasión del presente concurso.

16. Restitución de Fondos y/o de los Excedentes

En caso que la ejecución de un proyecto no se realice, total o parcialmente, o se imputen gastos en un monto menor a lo inicialmente adjudicado, la VRAF restituirá dichos recursos al Fondo para Obras Menores para el año t+1.

En general, los proyectos no ejecutados, total o parcialmente, el año t+1 deberán ser presentados nuevamente y entrarán al proceso de evaluación y selección respectivo. Sin embargo, en el caso de proyectos no ejecutados, total o parcialmente, por motivos ajenos a la unidad responsable, la Comisión de Evaluación definirá si se traspasan los fondos para el año t+1 o se someten a un nuevo proceso de evaluación y selección, lo que deberá ser notificado oportunamente.

17. Forma de Notificación

Todos los proyectos deberán consignar en su presentación el correo electrónico institucional del responsable del mismo y de su patrocinador.

Para todos los efectos, las comunicaciones enviadas desde las casillas consignadas serán válidas para el cumplimiento de los plazos y entrega de la información que requiera el presente concurso.

Las comunicaciones, para ser consideradas válidas, deberán ser dirigidas excluyentemente al correo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

18.Otras Consideraciones

·        La autoridad se reserva el derecho de dejar sin efecto el concurso, en cualquier etapa del proceso, por razones institucionales.

·        Como días hábiles se consideran los comprendidos entre lunes y viernes.

19.Cronograma

En el siguiente cuadro se presenta el cronograma del proceso del presente concurso:

Actividad

Responsables

Plazo

Fecha Límite

Publicación de la convocatoria

VRAF

Septiembre 2018

14 de septiembre de 2018

Consultas

Unidad

Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de publicación de las bases.

28 de septiembre de 2018

Respuestas

VRAF

Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo para formular consultas.

05 de octubre de 2018

Envío de proyectos a la VRAF

Unidad

Dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de respuesta a las consultas.

29 de octubre 2018

Comunicación de proyectos elegibles

VRAF

Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo de presentación de los proyectos.

07 de noviembre de 2018

Evaluación de Proyectos

Comisión de Evaluación

Dentro de los siete (7) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo de presentación de los proyectos.

16 de noviembre de 2018

Adjudicación de los proyectos

Rector

Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo de evaluación de los proyectos.

23 de noviembre de 2018

Ratificación de adjudicación

Unidad

Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo de notificación de la adjudicación

30 de noviembre de 2018

Comunicado público

Rectoría

Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo de ratificación de la adjudicación

4 de diciembre de 2018



[1] La evaluación de este factor se realizará en función de la posición relativa del proyecto, en relación al “aporte de contraparte” de todas las postulaciones.

[2] Cabe destacar que el Departamento de Obras, en función de su ámbito de responsabilidad, realizará la elaboración de las bases técnicas para licitación de obras, seguimiento y control de la ejecución del proyecto.

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